Al convertirse la facturación electrónica de índole legal en Colombia y muchos otros países que se han sumado a su implementación masiva, el interés de empresarios, autónomos y demás por conocer acerca de la misma y de las distintas soluciones electrónicas por las que pueden optar ha incrementado. El seleccionar la mejor solución electrónica para su empresa es un algo que debe meditar cuidadosamente para poder sacar el mejor provecho de esta innovadora herramienta. Para ello, le sugerimos tomar en consideración algunas características, que, sin importar los beneficios que le ofrezca la solución, debería contar con esas ya que son básicas, ya sea que seleccione un enfoque de software interno o seleccione un proveedor de servicios de facturación electrónica. A continuación los aspectos fundamentales en cualquier solución electrónica sostenible a largo plazo:
9 Aspectos fundamentales que debe tener en cuenta al seleccionar su sistema de facturación
Puede sonar obvio, pero no siempre lo es para todos. Lo básico de una solución electrónica es que esta permita el intercambio electrónico de documentos entre compradores y proveedores, más allá de los estándares de datos que emplee su sistema contable, su empresa, su tipo, tamaño, capacidades técnicas, personal o ubicación geográfica. Entre los documentos que debe admitir su solución contable están: las órdenes de compra, notas de crédito y débito, instrucciones de pago y demás que formen parte del proceso de facturación electrónica.
Las soluciones electrónicas deberían permitirle el procesamiento directo con sistema AP del comprador y el sistema AR del proveedor. Su solución de facturación electrónica debería poder integrarse de forma sencilla al flujo de trabajo actual sin ningún reemplazo de la funcionalidad existente. De ser así, gracias a ello, usted podrá seguir usando su propio sistema financiero para el procesamiento de los datos presentados.
La regulación de la facturación electrónica en general es similar, pero esta puede tener especificacione distintas según el país. Entre los requisitos más comunes se encuentran: las firmas digitales, el EDI no firmado, el cumplimiento de datos, reglas y formatos mínimos de acuerdo al país, entre otros. Cada vez son más los países que implementan la facturación electrónica de forma legal y obligatoria, por lo que este la regula, tiene estándares y si no cumple con los mismos, podría ser sancionado, multado o incluso, devolver los importes de IVA ya deducidos. Para ello, la solución electrónica por la que usted opte, debería permitirle cumplir con todas las leyes de acuerdo al país donde se esté facturando electrónicamente.
Las regulaciones de la facturación electrónica son dinámicas, no estáticas, por lo que constantemente están cambiando y/o siendo renovadas o modificadas. Esto quiere decir que su solución electrónica requerirá actualizaciones, y esta deberá estar en capacidad de adaptación a las mismas para poder garantizarle a usted el cumplimiento con la ley. Para ello, lo ideal es que cuente con una instalación para las actualizaciones constantes, así como para la comunicación de los cambios para que sean comunicados, conocidos y entendidos con claridad.
Otro aspecto que debe tomar en cuenta, es que la solución electrónica seleccionada debe ayudarle con la eliminación de un porcentaje importante de las tareas relacionadas a investigación comparación y resolución asociadas con la validación de facturas en la realización de controles de calidad de los datos antes de que las facturas sean entregadas al comprador.
El archivo de las facturas suele ser otro de los aspectos básicos y pertinentes también a la regulación electrónica en los distintos países que la tratan con carácter legal. Por ello, su solución electrónica debería tener en cuenta esto y permitirle un almacenamiento de facturas y documentos que sea de fácil acceso y recuperación.
Con una gestión eficaz, los proyectos de RSE se gestionan para garantizar que los proveedores firmen la documentación de cumplimiento. Opciones como el sondeo de sus opiniones a través de cuestionarios o para gestionar proyectos complejos de interacción con proveedores, como cambiar ERP o proporcionar datos de remesas son herramientas útiles que debería proporcionarle su solución electrónica.
Las soluciones electrónicas pueden ofrecerle na amplia variedad de herramientas para su facturación, no obstante, procure contar con las básicas y ya facturar de forma conforme tranquilamente.
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