¿Qué ocurre al implementar la factura electrónica?

¿Qué ocurre al implementar la factura electrónica?

Su organización enfrentará algunos desafíos importantes cuando implemente una solución de facturación electrónica. Por eso, tenemos algunas recomendaciones para usted.

1. Determinar el alcance del proyecto

La transición requiere la aceptación de múltiples departamentos, como gestión de proyectos, adquisiciones y finanzas. Por lo tanto, un proyecto de implementación de facturación electrónica debe tener un patrocinador del proyecto, que garantizará el más alto nivel de compromiso en toda la organización.

La gerencia debe llevar a cabo un análisis exhaustivo de los requisitos de todo el proceso de transición. El alcance y los objetivos del nuevo sistema de facturación electrónica deben estar predefinidos, ya que son cruciales para los resultados finales.

Hay proveedores que brindan servicios y herramientas adicionales que tienen en cuenta los tipos de factura (por ejemplo, nacional o global), los tipos de proveedores y compradores (por ejemplo, B2C o B2B), el perfil de los clientes (por ejemplo, grandes, medianos y pequeños). En detalle, las siguientes tareas fundamentales deben completarse en la fase inicial de la implementación de una factura electrónica:

-Identifique a los interesados ​​involucrados (proveedores, clientes, empresas del grupo, centros de servicios compartidos).

-Identificar los departamentos involucrados.

-Examine el estado actual del panorama de facturación electrónica.

-Revise el mercado y haga una lista de las soluciones disponibles.

-Revisar y evaluar las soluciones de facturación electrónica disponibles es vital para cumplir con los objetivos comerciales y los requisitos impuestos por las administraciones tributarias.

2. Análisis de requisitos de la solución de facturación electrónica

La implementación de facturación electrónica no tiene un enfoque único para todos. Por lo tanto, es importante elaborar una lista completa de requisitos y expectativas del rendimiento del software. Es mejor comenzar con una lista detallada, identificar sus necesidades clave y tacharlas una por una. Le sugerimos:

-Definir los objetivos de todo el proyecto.

-Descubra cómo se integrará el nuevo proceso de facturación con sus sistemas existentes.

-Analice cómo se llevarán sus proveedores y clientes con la nueva política de facturación. Hay algunas industrias que están más familiarizadas con las prácticas de facturación electrónica que otras, lo que simplifica la adopción masiva de facturas electrónicas.

-Tenga un cronograma y un presupuesto de implementación para determinar el costo, la duración y el retorno de inversión (ROI) esperados.

3. Validar el proveedor de la solución.

El proveedor del servicio de facturación electrónica debe proporcionar una variedad de formatos de factura electrónica y apoyar la conversión de facturas en papel a facturas electrónicas y viceversa. También es fundamental que el proveedor de servicios tenga la experiencia y la capacidad para manejar los desafíos legales y comerciales de la facturación electrónica.

En cuanto a la solución en sí, busque su capacidad para intercambiar el documento entre los proveedores y los clientes, ya que sus estándares actuales pueden variar según sus sistemas contables. El software debe poder manejar diferentes tipos de documentos, desde puntos de venta, notas de débito, notas de crédito hasta instrucciones de pago durante todo el proceso de facturación.

Tome en cuenta que algunos programas de facturación electrónica pueden funcionar sin problemas con el sistema de contabilidad existente. Por ejemplo, si su organización ha implementado un sistema de planificación de recursos empresariales (ERP), debería haber menos problemas al integrarlo con el nuevo software de facturación electrónica, aprovechando la gestión de datos actual y el flujo de trabajo sin tener que hacer muchos ajustes. Una diligencia debida exhaustiva minimizará el riesgo de mal funcionamiento de la solución en su uso futuro.

Tome en cuenta todo lo mencionado anteriormente y comenzará a notar lo siguiente:

-Ahorrará tiempo y dinero.

-Aprovechará al máximo los recursos que tiene su empresa.

-Eliminará el riesgo de pérdida de documentos.

-Estará a la vanguardia.

-¡Todo funcionará con un clic!

Por:

Comunicaciones Facturatech